Sistema de Gestão ERP - SCELLUS
Como funciona um ERP - Tela de Cadastros e Seleção de Informações
Postado por:
Leandro Marin Duran
A tela de busca apresenta ao usuário os registros de uma determinada função, por exemplo, a tela de busca da função de cadastro de clientes, apresenta ao usuário os clientes cadastrados.
As Telas de busca dos cadastros e movimentos do software ERP SCELLUS obedecem a uma padronização contando com características de pesquisas dinâmicas com diversas opções de configuração e ordenação; Campos de apresentação configuráveis; Botões de Visualização, Inclusão, Alteração, Exclusão, Cópia, Geração de Planilha Excel, Impressão e Sair.
1 - Visualizar
Clicando no botão de visualização, o usuário terá acesso à tela completa contendo todas as informações do registro selecionado.
Exemplo
Clicando no botão Visualizar do Cadastro de Clientes, o cliente posicionado será exibido, porém nenhuma alteração poderá ser realizada.
2 - Incluir
Clicando no botão de incluir, o usuário poderá incluir um novo registro na função que está operando.
Exemplo
Clicando no botão Incluir do Cadastro de Clientes, o usuário poderá incluir um novo cliente.
3 – Alterar
Clicando no botão de alterar o usuário poderá alterar o registro selecionado na função que está operando.
Exemplo
Clicando no botão Alterar da Cadastro de Clientes, o cliente posicionado será exibido e liberado para alterações.
4 - Excluir
Clicando no botão excluir o usuário poderá excluir o registro selecionado na função que está operando.
Exemplo
Clicando no botão Excluir do Cadastro de Clientes, o cliente posicionado será excluído mediante a confirmação da exclusão. Confirmando a exclusão, o registro será excluído.
5 - Cópia
Clicando no botão de cópia, o usuário poderá incluir um novo registro na função que está operando, contendo os dados do registro selecionado, permitindo a inclusão de um registro “semelhante” ao posicionado, alterando o seu código e qualquer outra informação desejada.
Exemplo
Clicando no botão Cópia do Cadastro de Produtos, o usuário poderá incluir um novo produto idêntico ao produto selecionado, porém alterando alguma característica como por exemplo algum componente. Os campos de código normalmente não podem ser repetidos, mas cada cadastro possui suas próprias regras e validações.
Dica
O botão Cópia facilita muito o cadastro de produtos que são idênticos, mas possuem pequenas alterações na descrição, ou nos componentes.
6 - Excel
O botão Excel possibilita ao usuário gerar uma planilha eletrônica em formato Excel contendo as informações dos registros pesquisados.
Passos para utilização de exportação de dados para planilha Excel
1. Selecione a função desejada
2.Faça a pesquisa gerando um filtro, para que seja exibido apenas os registros desejados
3.Clique no botão Excel
4.A tela 1 abaixo será exibida
5.Em seguida, selecione os campos a serem exportados para a planilha, colocando-os a direita. Os campos à esquerda não serão exportados, conforme imagem 2, clique no botão Confirme:
7 - Imprimir
Algumas funções do software ERP SCELLUS possuem relatórios padronizados para facilitar a impressão dos registros posicionados. O botão Imprimir possibilita ao usuário imprimir o relatório padrão da função. Caso a função atual não possua um relatório padrão, o botão imprimir estará desabilitado automaticamente. Ainda que a função não possua um relatório padronizado, é possível desenvolver relatórios customizados e disponibilizá-los neste botão.
8 – Anexos
A função Anexos permite adicionar fotos, informações, textos e instruções para um registro selecionado. Clicando no botão Anexos do Cadastro de Produtos, a tela para adicionar e consultar anexos do produto posicionado será exibida.
9 - E-mail
Algumas funções do Software ERP SCELLUS possuem a ferramenta de envio de e-mail rápido. O botão E-mail, abre um novo e-mail do Outlook ou Outlook Express preenchendo automaticamente o endereço de e-mail com o cadastrado no registro posicionado. Caso a função ativa não possua a ferramenta de envio de e-mail rápido, o botão e-mail estará desabilitado automaticamente. Pré requisito para utilização desta função será o Outlook ou Outlook Express instalado na máquina. É possível configurar uma mensagem e assunto padronizados.
10 - Sair
Utilize para sair do cadastro atual e retornar ao menu principal.
11 - Ajuda
Utilize para consultar a ajuda geral de cadastros.
12 - Config.
Função restrita ao administrador de sistema. É utilizada para configurar os campos, relatórios, tipos de acesso entre outras funções de configuração do cadastro.
Atenção - A ADVTEC não se responsabiliza por erros ou falhas decorrentes de configurações por pessoas não autorizadas.
13 – Habilitar Registros para Alteração
Permite que o usuário altere as informações dos cadastros diretamente no browser. Esta opção é muito utilizada para alteração de preços dos produtos e outras informações de forma rápida em grandes volumes de dados.
14 –Busca Avançada
Permite que o usuário faça buscas em todos os campos de todos os registros do cadastro.
Por Exemplo: O usuário precisa encontrar um cliente antigo que única informação que se lembra é a palavra “ADV”, mas não se lembra se esta informação está no nome, razão social, endereço, bairro etc. Então o usuário seleciona a busca avançada preenche com “ADV”. O sistema realiza a busca em todos os campos de todos os registros e exibe todos os clientes que possuam em algum ligar a informação “ADV”. Utilize sempre que desejar encontrar registros cujo campo de busca desejada não esteja disponível nas opções padrões de busca.
15 – Filtro Avançado
Permite que o usuário realize filtros com mais de um parâmetro.
Por exemplo: Com esta função é possível selecionar todos os produtos cuja descrição possua a palavra “AZUL” e a unidade de medida seja “KG”.
16 – Opções de Busca Dinâmica
A busca dinâmica permite aos usuários ERP SCELLUS encontrar o registro desejado de acordo com o campo escolhido.
Por Exemplo: No cadastro de clientes, é possível a pesquisa por código, Razão Social, Nome Fantasia e outros. Selecione a forma de pesquisa desejada. Caso não possua a opção de busca que deseja, utilize a busca avançada (Item 14), ou solicite ao administrador que adicione mais opções na busca dinâmica.
É possível escolher uma opção de busca como principal/padrão, assim sempre que entrar no cadastro, esta opção de busca será exibida.
Por Exemplo: Na maioria das buscas de produto o usuário utiliza o campo descrição, mas a opção inicial o sistema sugere o código. Como proceder para definir o campo descrição como padrão de busca do cadastro de produto?
Primeiro passo é a escolha da opção DESCRIÇÃO, em seguida clique com o botão direito sob a DESCRIÇÃO e clique em “Selecionar a opção de pesquisa atual como padrão” então saia do cadastro de produtos. A partir de agora, sempre que entrar no cadastro de produtos, a opção descrição será inicialmente apresentada.
17 – Digitação da Palavra Chave da Busca Dinâmica
Após selecionar a opção de busca desejada, digite a palavra chave de busca.
Por exemplo: Para encontrar um cliente chamado “SOLUÇÕES EM SOFTWARE ADVTEC SS LTDA”, selecione a opção de busca Razão Social e digite no campo ao lado a palavra “ADVTEC”. E pressione a tecla ENTER.
O sistema fará uma busca em todos os clientes e exibirá somente os clientes cadastrados na qual no campo Razão Social contenha a palavra “ADVTEC” em qualquer posição. Para encontrar o mesmo cliente, também poderiam ser utilizadas as palavras chave como “SOFT” ou “LTDA” completas ou incompletas.
18 – Histórico de Digitação da Palavra Chave da Busca Dinâmica
O sistema armazena o histórico das últimas buscas para que no futuro o usuário possa encontrar registros pesquisados anteriormente. Clique na seta (Item 18) e selecione a opção desejada, em seguida pressione ENTER.
19 – Grade de Informações
É possível ordenar os registros na grade de informações e também aumentar ou diminuir o tamanho da apresentação dos campos.
Para ordenar os registros clique sobre a coluna desejada. Por Exemplo: Para ordenar os clientes pelo Nome Fantasia, clique na coluna Fantasia.
Para trocar o tamanho da coluna, posicione o mouse da divisão das colunas até que este símbolo seja exibido: Modifique o tamanho da coluna conforme desejar. Para que o tamanho da coluna seja preservado para os próximos acessos, salve as configurações da tela na opção Salvar Alterações nas Propriedades da Tela (item 23).
20 – Apresentar itens
Para os cadastros que possuem itens, como exemplo tela de pedido de venda e cadastro de produtos, é possível visualizar os itens dos cadastros na tela de busca. Clique no botão para apresentar os itens do cadastro. Ao selecionar outros registros do cadastro principal os itens apresentados abaixo acompanharão os itens do registro posicionado. É possível manter sempre aberta a apresentação dos itens. Veja o item 21.
21 – Apresentar Itens Automaticamente ao Abrir
Clicando nesta opção, ao entrar novamente neste cadastro a apresentação dos itens será automática, dispensando a utilização da opção apresentar Itens (Item 20). Manter a apresentação de itens da forma automática pode causar queda na performance do cadastro devido a grandes volumes de dados apresentados.
Para desligar esta opção, clique com o botão direito do mouse sobre a opção 21, e desmarque a informação Apresentar Itens Automaticamente ao Abrir.
22 – Propriedades da Tela
Esta opção permite a troca das cores e tamanhos da grade da tela browser selecionada. Clique no botão identificado com o número 22 e em seguida escolha as cores desejadas para cada posição da tela.
Para trocar o tamanho da coluna, posicione o mouse da divisão das colunas até que este símbolo seja exibido Modifique o tamanho da coluna conforme desejar. Para que o tamanho da coluna seja preservado nas outras vezes que utilizar este cadastro, salve as configurações da tela na opção Salvar Alterações nas Propriedades da Tela (item 23).
23 – Salvar alterações nas propriedades da tela
Este botão tem a função de salvar as alterações realizadas nas propriedades da tela através do item 22.
24 – Inverter Classificação
Esta opção permite que o usuário classifique os itens em ordem decrescente, ou seja, do último para o primeiro registro.
O sistema adota como padrão ordem crescente, clicando uma vês, ao selecionar uma coluna o sistema apresenta os registros em ordem decrescente. Clicando novamente, a classificação volta ao normal.
25 – Busca Mapa no Google Maps
Os softwares ERP da ADVTEC possuem funções de integração com o Google Maps, que permitem realizar buscas e traçar rotas da sua empresa até seu cliente ou fornecedor, calculando distâncias entre outras funções.
Para utilizar esta função selecione um cliente ou fornecedor, clique no botão Google Maps. O sistema irá abrir o browser padrão com o site do Google Maps e traçar a rota entre sua empresa e seu cliente/fornecedor.