O que é DANFE?

DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)

É uma representação impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica. Sua impressão não necessita de formulário pré-formatado pois pode ser feita em papel comum.

É utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria.  
 
Dentre as informações sobre emitente, destinatário, produtos e impostos, o DANFE contém a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras para facilitar captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
 
O "DANFE" não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e que está armazenada no servidor da receita federal, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do site da SEFAZ na Internet.

Como funciona a transmissão da nota fiscal eletrônica?

 

Método de Transmissão 

Sabemos que para a transmissão, a empresa necessita de um software, o software é responsável pelo envio de pacotes de arquivos com o formato XML contendo as informações do documento fiscal. 

Estas informações precisam ser assinados através do certificado digital, antes de serem enviados. A assinatura digital pelo certificado, valida digitalmente o emissor da informação.

Após a assinatura digital, o software transmite os pacotes para os servidores da receita federal. Os servidores validam as informações recebidas e respondem com a autorização do documento. 

Aprovada a transmissão pela receita federal, é autorizada a impressão da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

O software se encarrega de enviar digitalmente o arquivo XML ao destinatário e também possibilita a impressão da DANFE.

O que é preciso para utilizar nota fiscal eletrônica em minha empresa?

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Leandro Marin Duran

ADVTEC soluções Integradas

 

Segundo as normas atuais da Receita Federal, os requisitos necessários para se transmitir notas fiscais eletrônicas são:

- Autorização da Receita Federal para emitir a NFe – É necessário solicitar a receita federal uma autorização para utilizar nota fiscal eletrônica. É geralmente solicitada pelo contador da empresa.

- Certificado Digital – O certificado digital garante a origem da transmissão do documento. É um arquivo de computador ou um hardware (semelhante a pendrive) que contém um conjunto de informações únicas referentes a sua empresa e também da empresa certificadora que emitiu o certificado. O objetivo de garantir digitalmente que o documento a ser transmitido tenha sido enviado por sua empresa evitando fraudes ou enganos.

- Software para Envio – os Sistemas de Gestão ERP da ADVTEC são excelentes opções de envio, pos além das ferramentas de transmissão, possuem diversas integrações fiscais com SPED, informações financeiras de estoque entre outras. 

- Link de Internet é necessário para a transmissão. 

 

- Impressora Laser ou Jato de Tinta para a impressão da DANFE.

Definição de Nota Fiscal Eletrônica

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Leandro Marin Duran

ADVTEC soluções Integradas

 

Qual a definição de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

Pela definição oficial brasileira, uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é "um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes".

Trata-se de um instrumento oficial de fiscalização tributária, em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo a previsão de estender a substituição a outros modelos de notas fiscais. A nota fiscal eletrônica é transmitida eletronicamente via internet.

Sistema de Gestão ERP - SCELLUS

Como funciona um ERP - Operando a tela de Cadastros

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Leandro Marin Duran

ADVTEC soluções Integradas

 

A tela de cadastro é utilizada para incluir, alterar e visualizar os registros desejados. Observe a as opções e as funcionalidades disponíveis

F1 - Ajuda dos Campos

Para obter ajuda e mais informações sobre o preenchimento de cada campo, posicione o cursor em um campo desejado e pressione a tecla F1 do teclado.

Serão apresentadas informações importantes sobre o preenchimento do campo posicionado.

Importante

Quanto mais informações forem preenchidas nos cadastros, mais completas e corretas serão as informações obtidas.

Preencha a maior quantidade de campos que puder, muitos campos ainda que não obrigatórios podem ser importantes em consultas e relatórios no futuro.

1 – Botão OK

O botão OK, tem a função de salvar as alterações realizadas ou gravar um novo registro. Ao clicar, sistema realiza diversas verificações em todos os campos do cadastro, validando as informações preenchidas e garantindo que a gravação das informações estejam corretamente preenchidas.

Caso haja alguma informação incorreta ou incompleta, o sistema exibe mensagens de alerta informando ao usuário o problema e possíveis soluções.

Diversas validações são possíveis, dependendo do cadastro ativo e do campo. Por exemplo: Campos obrigatórios não poderão estar em branco, regras de CPF e CNPJ obrigam o preenchimento correto, campos do tipo numéricos não aceitam letras, cálculos inválidos não serão aceitos, existem verificações de informações pré-cadastrados, entre outras validações.

2 – Botão Calc - Ativa a calculadora padrão do sistema operacional.

3 - Botão Cancelar - Para desistir da inclusão, alteração ou copia do registro posicionado, utilize o botão cancelar.

4 – Botão Ajuda - Abre a ajuda padrão do cadastro.

5 – Configurações da Tela - Função restrita ao administrador de sistema. É utilizada para configurar os campos, relatórios, tipos de acesso entre outras funções de configuração do cadastro.

Atenção - A ADVTEC não se responsabiliza por erros ou falhas decorrentes de configurações por pessoas não autorizadas.

6 – XML - É utilizada para importar cadastros a partir de arquivos XML. Por exemplo notas fiscais de entrada e saída. (Disponível somente para clientes que adquirirem esta função)

7 – Descrição do Cadastro - Será apresentada a apresentada a descrição do cadastro.

8 – Descrições dos Campos - Os campos possuem uma descrição sintética de identificação. Quando a descrição do campo estiver na cor azul, significa que o campo é de preenchimento obrigatório, na cor preta o preenchimento é optativo.

Importante

Quanto mais informações forem preenchidas nos cadastros, mais completas e corretas serão as informações obtidas.

Preencha a maior quantidade de campos que puder, muitos campos ainda que não obrigatórios podem ser importantes em consultas e relatórios no futuro.

9 – Descrições dos Campos na Cor Azul - Quando a descrição do campo estiver na cor azul, significa que o campo é de preenchimento obrigatório, na cor preta o preenchimento é opcional.

Importante - Quanto mais informações forem preenchidas nos cadastros, mais completas e corretas serão as informações obtidas.

Preencha a maior quantidade de campos que puder, muitos campos ainda que não obrigatórios podem ser importantes em consultas e relatórios no futuro.

10 - Consulta Calculadora F3 - Os campos que permitem cálculo, sempre apresentarão as consultas Calculadora. Utilize a tecla de atalho F3 ou clique na figura da calculadora. Será exibida uma tela contendo uma mini calculadora. Clicando no igual, o resultado será apresentado no campo posicionado.

11 – Opções de Preenchimento - Campos com opções de preenchimento, sugerem as opções possíveis para preencher o campo posicionado.

Com o Mouse, clique na seta e escolha a opção desejada. Ou navegue com as setas do teclado para cima e para baixo até encontrar a opção desejada.

12 - Consultas por Lupa F3

Os campos que se relacionam com outros cadastros, possuem as consultas por Lupa F3.

Essas consultas possibilitam a pesquisa de um registro em outro cadastro e retornar o código ou outra informação desejada.

Posicione o cursor no campo que possua a Lupa e digite o conteúdo que deseja buscar em seguida ENTER. Outra forma de utilização é clicar na lupa ou ainda a tecla de atalho F3.

Exemplo de utilização

Situação – Ao cadastrar um novo cliente, é necessário o preenchimento do CEP, mas o cliente só disponibiliza a informação de logradouro.

Solução - Posicione o cursor no campo CEP, digite o nome da rua desejada em seguida ENTER. O sistema realiza a busca de todas as ruas contendo a descrição digitada.

- Encontrando apenas uma o CEP é preenchido automaticamente;

- Caso encontre mais de uma o sistema apresenta as opções de ruas contendo a informação digitada para a escolha.

Outra opção é clicar na lupa ou pressionar a tecla F3 no campo CEP.

Nessa opção o sistema exibe o cadastro de CEPs para que se realize a pesquisa. Faça a busca conforme desejar, pesquisando pelo nome da rua em nosso exemplo. Ao encontrar a rua desejada, clique no botão Confirme. O CEP posicionado será preenchido no cadastro de clientes.

13 – Campos com Calendário F3 - Os campos do tipo data, possuem um calendário para ajudar na digitação.

Para utilizar, posicione o cursor em um campo do tipo data. Pressione a tecla F3 ou clique no desenho do calendário. Clique duas vezes na data desejada ou posicione o cursor na data desejada e pressione ENTER. A data escolhida será inserida no campo posicionado.

14 – Pastas

O objetivo das pastas nos cadastros é de organizar as informações por assunto, no caso do cadastro de produtos, as pastas organizam as informações cadastrais, informações de vendas, de compras, relacionadas ao estoque, tabelas de preço conversão de unidades de medida e impostos.

15 - Utilização de Telas com Itens

Algumas telas possuem grades para a digitação de itens, como exemplo itens de pedidos, contatos de clientes, componentes de produtos etc.

Incluindo novos itens - Após a digitação do primeiro item, para adicionar um novo item, utilize a tecla de seta para baixo ꜜ

Excluindo novos itens - Para excluir um item de um cadastro, posicione no registro desejado e utilize as teclas "CTRL"+ "Delete" juntas.

F1 - Para obter mais informações sobre o campo posicionado, utiliza a tela F1.

F3 - Em determinados campos como exemplo cod. de produto, o sistema possui mecanismos de busca avançada.

Identificando uma busca avançada - Para identificar a possibilidade de realizar uma busca, verifique a nomenclatura (F3) ou o botão com três

pontos conforme figura.

Utilizando uma busca avançada - Para realizar buscas avançadas e consultas personalizadas, tecle F3 ou clique no botão de três pontos.

Ao Incluir um novo registro, a Tela de Cadastros será exibida em branco para que todos os campos estejam aptos a receber informações.

Preenchimento Automático - Campos poderão ser configurados para preenchimento automático, dessa forma a data do dia, a hora do momento ou ainda alguma informação que seja pré-definida poderá ser registrada sem a digitação ou interferência do usuário.

Bloqueio de Preenchimento Manual - Campos poderão ser bloqueados para preenchimento manual, dessa forma o campo fica preenchido com a cor cinza e somente receberá informações de maneira automática.

O bloqueio de preenchimento manual poderá ser configurado de acordo com a necessidade de cada empresa.

Campos Obrigatórios

Os Campos de preenchimento obrigatório serão apresentados com o título na cor azul e poderão ser configurados como obrigatórios ou não conforme a necessidade de cada empresa.

Os campos não obrigatórios serão apresentados com o título na cor preta.

Importante - Quanto mais informações forem preenchidas nos cadastros, mais completas e corretas serão as informações obtidas. Preencha a maior quantidade de campos que puder, muitos campos ainda que não obrigatórios podem ser importantes em consultas e relatórios no futuro.

Consultas Opções - As consultas opções têm a função auxiliar o usuário no preenchimento de um campo do tipo opções. Posicione o cursor em um campo do tipo opções. Clique no ícone de opções e faça a sua escolha.

Para Alterar um registro existente, a Tela de Cadastros será exibida com os campos preenchidos conforme a última alteração realizada. As regras e funcionalidades da tela de alteração obedecerão as mesmas regras de inclusão.

Para Excluir um registro existente, a mensagem de confirmação de exclusão será exibida. Se prosseguir, o registro será excluído. Caso desista de excluir, selecione cancelar.

Para Copiar um registro existente, a Tela de Cadastros será exibida com os campos preenchidos conforme o registro posicionado, permitindo alterações. Tenha atenção com relação a descrições e códigos repetidos. As regras e funcionalidades da tela de cópia obedecerão as mesmas regras de inclusão.

Barra de Funções - Na tela de Pedidos de Venda e Documento de Entrada existe uma barra de funções à esquerda. Posicione o mouse sob o botão para que seja exibida a descrição da funcionalidade posicionada.

 

Mais informações em www.advtec.com.br

Sistema de Gestão ERP - SCELLUS

Como funciona um ERP - Tela de Cadastros e Seleção de Informações

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Leandro Marin Duran

ADVTEC soluções Integradas

 

A tela de busca apresenta ao usuário os registros de uma determinada função, por exemplo, a tela de busca da função de cadastro de clientes, apresenta ao usuário os clientes cadastrados.

As Telas de busca dos cadastros e movimentos do software ERP SCELLUS obedecem a uma padronização contando com características de pesquisas dinâmicas com diversas opções de configuração e ordenação; Campos de apresentação configuráveis; Botões de Visualização, Inclusão, Alteração, Exclusão, Cópia, Geração de Planilha Excel, Impressão e Sair.

1 - Visualizar

Clicando no botão de visualização, o usuário terá acesso à tela completa contendo todas as informações do registro selecionado.

Exemplo
Clicando no botão Visualizar do Cadastro de Clientes, o cliente posicionado será exibido, porém nenhuma alteração poderá ser realizada.

2 - Incluir

Clicando no botão de incluir, o usuário poderá incluir um novo registro na função que está operando.

Exemplo
Clicando no botão Incluir do Cadastro de Clientes, o usuário poderá incluir um novo cliente.

3 – Alterar

Clicando no botão de alterar o usuário poderá alterar o registro selecionado na função que está operando.

Exemplo
Clicando no botão Alterar da Cadastro de Clientes, o cliente posicionado será exibido e liberado para alterações.

4 - Excluir

Clicando no botão excluir o usuário poderá excluir o registro selecionado na função que está operando.

Exemplo
Clicando no botão Excluir do Cadastro de Clientes, o cliente posicionado será excluído mediante a confirmação da exclusão. Confirmando a exclusão, o registro será excluído.

5 - Cópia

Clicando no botão de cópia, o usuário poderá incluir um novo registro na função que está operando, contendo os dados do registro selecionado, permitindo a inclusão de um registro “semelhante” ao posicionado, alterando o seu código e qualquer outra informação desejada.

Exemplo
Clicando no botão Cópia do Cadastro de Produtos, o usuário poderá incluir um novo produto idêntico ao produto selecionado, porém alterando alguma característica como por exemplo algum componente. Os campos de código normalmente não podem ser repetidos, mas cada cadastro possui suas próprias regras e validações.

Dica
O botão Cópia facilita muito o cadastro de produtos que são idênticos, mas possuem pequenas alterações na descrição, ou nos componentes.

6 - Excel

O botão Excel possibilita ao usuário gerar uma planilha eletrônica em formato Excel contendo as informações dos registros pesquisados.

Passos para utilização de exportação de dados para planilha Excel

1. Selecione a função desejada

2.Faça a pesquisa gerando um filtro, para que seja exibido apenas os registros desejados

3.Clique no botão Excel

4.A tela 1 abaixo será exibida

5.Em seguida, selecione os campos a serem exportados para a planilha, colocando-os a direita. Os campos à esquerda não serão exportados, conforme imagem 2, clique no botão Confirme:

7 - Imprimir

Algumas funções do software ERP SCELLUS possuem relatórios padronizados para facilitar a impressão dos registros posicionados. O botão Imprimir possibilita ao usuário imprimir o relatório padrão da função. Caso a função atual não possua um relatório padrão, o botão imprimir estará desabilitado automaticamente. Ainda que a função não possua um relatório padronizado, é possível desenvolver relatórios customizados e disponibilizá-los neste botão.

8 – Anexos

A função Anexos permite adicionar fotos, informações, textos e instruções para um registro selecionado. Clicando no botão Anexos do Cadastro de Produtos, a tela para adicionar e consultar anexos do produto posicionado será exibida.

9 - E-mail

Algumas funções do Software ERP SCELLUS possuem a ferramenta de envio de e-mail rápido. O botão E-mail, abre um novo e-mail do Outlook ou Outlook Express preenchendo automaticamente o endereço de e-mail com o cadastrado no registro posicionado. Caso a função ativa não possua a ferramenta de envio de e-mail rápido, o botão e-mail estará desabilitado automaticamente. Pré requisito para utilização desta função será o Outlook ou Outlook Express instalado na máquina. É possível configurar uma mensagem e assunto padronizados.

10 - Sair

Utilize para sair do cadastro atual e retornar ao menu principal.

11 - Ajuda

Utilize para consultar a ajuda geral de cadastros.

12 - Config.

Função restrita ao administrador de sistema. É utilizada para configurar os campos, relatórios, tipos de acesso entre outras funções de configuração do cadastro.

Atenção - A ADVTEC não se responsabiliza por erros ou falhas decorrentes de configurações por pessoas não autorizadas.

13 – Habilitar Registros para Alteração

Permite que o usuário altere as informações dos cadastros diretamente no browser. Esta opção é muito utilizada para alteração de preços dos produtos e outras informações de forma rápida em grandes volumes de dados.

14 –Busca Avançada

Permite que o usuário faça buscas em todos os campos de todos os registros do cadastro.

Por Exemplo: O usuário precisa encontrar um cliente antigo que única informação que se lembra é a palavra “ADV”, mas não se lembra se esta informação está no nome, razão social, endereço, bairro etc. Então o usuário seleciona a busca avançada preenche com “ADV”. O sistema realiza a busca em todos os campos de todos os registros e exibe todos os clientes que possuam em algum ligar a informação “ADV”. Utilize sempre que desejar encontrar registros cujo campo de busca desejada não esteja disponível nas opções padrões de busca.

15 – Filtro Avançado

Permite que o usuário realize filtros com mais de um parâmetro.

Por exemplo: Com esta função é possível selecionar todos os produtos cuja descrição possua a palavra “AZUL” e a unidade de medida seja “KG”.

16 – Opções de Busca Dinâmica

A busca dinâmica permite aos usuários ERP SCELLUS encontrar o registro desejado de acordo com o campo escolhido.

Por Exemplo: No cadastro de clientes, é possível a pesquisa por código, Razão Social, Nome Fantasia e outros. Selecione a forma de pesquisa desejada. Caso não possua a opção de busca que deseja, utilize a busca avançada (Item 14), ou solicite ao administrador que adicione mais opções na busca dinâmica.

É possível escolher uma opção de busca como principal/padrão, assim sempre que entrar no cadastro, esta opção de busca será exibida.

Por Exemplo: Na maioria das buscas de produto o usuário utiliza o campo descrição, mas a opção inicial o sistema sugere o código. Como proceder para definir o campo descrição como padrão de busca do cadastro de produto?

Primeiro passo é a escolha da opção DESCRIÇÃO, em seguida clique com o botão direito sob a DESCRIÇÃO e clique em “Selecionar a opção de pesquisa atual como padrão” então saia do cadastro de produtos. A partir de agora, sempre que entrar no cadastro de produtos, a opção descrição será inicialmente apresentada.

17 – Digitação da Palavra Chave da Busca Dinâmica

Após selecionar a opção de busca desejada, digite a palavra chave de busca.

Por exemplo: Para encontrar um cliente chamado “SOLUÇÕES EM SOFTWARE ADVTEC SS LTDA”, selecione a opção de busca Razão Social e digite no campo ao lado a palavra “ADVTEC”. E pressione a tecla ENTER.

O sistema fará uma busca em todos os clientes e exibirá somente os clientes cadastrados na qual no campo Razão Social contenha a palavra “ADVTEC” em qualquer posição. Para encontrar o mesmo cliente, também poderiam ser utilizadas as palavras chave como “SOFT” ou “LTDA” completas ou incompletas.

18 – Histórico de Digitação da Palavra Chave da Busca Dinâmica

O sistema armazena o histórico das últimas buscas para que no futuro o usuário possa encontrar registros pesquisados anteriormente. Clique na seta (Item 18) e selecione a opção desejada, em seguida pressione ENTER.

19 – Grade de Informações

É possível ordenar os registros na grade de informações e também aumentar ou diminuir o tamanho da apresentação dos campos.

Para ordenar os registros clique sobre a coluna desejada. Por Exemplo: Para ordenar os clientes pelo Nome Fantasia, clique na coluna Fantasia.

Para trocar o tamanho da coluna, posicione o mouse da divisão das colunas até que este símbolo seja exibido: Modifique o tamanho da coluna conforme desejar. Para que o tamanho da coluna seja preservado para os próximos acessos, salve as configurações da tela na opção Salvar Alterações nas Propriedades da Tela (item 23).

20 – Apresentar itens

Para os cadastros que possuem itens, como exemplo tela de pedido de venda e cadastro de produtos, é possível visualizar os itens dos cadastros na tela de busca. Clique no botão para apresentar os itens do cadastro. Ao selecionar outros registros do cadastro principal os itens apresentados abaixo acompanharão os itens do registro posicionado. É possível manter sempre aberta a apresentação dos itens. Veja o item 21.

21 – Apresentar Itens Automaticamente ao Abrir

Clicando nesta opção, ao entrar novamente neste cadastro a apresentação dos itens será automática, dispensando a utilização da opção apresentar Itens (Item 20). Manter a apresentação de itens da forma automática pode causar queda na performance do cadastro devido a grandes volumes de dados apresentados.

Para desligar esta opção, clique com o botão direito do mouse sobre a opção 21, e desmarque a informação Apresentar Itens Automaticamente ao Abrir.

22 – Propriedades da Tela

Esta opção permite a troca das cores e tamanhos da grade da tela browser selecionada. Clique no botão identificado com o número 22 e em seguida escolha as cores desejadas para cada posição da tela.

Para trocar o tamanho da coluna, posicione o mouse da divisão das colunas até que este símbolo seja exibido Modifique o tamanho da coluna conforme desejar. Para que o tamanho da coluna seja preservado nas outras vezes que utilizar este cadastro, salve as configurações da tela na opção Salvar Alterações nas Propriedades da Tela (item 23).

23 – Salvar alterações nas propriedades da tela

Este botão tem a função de salvar as alterações realizadas nas propriedades da tela através do item 22.

24 – Inverter Classificação

Esta opção permite que o usuário classifique os itens em ordem decrescente, ou seja, do último para o primeiro registro.

O sistema adota como padrão ordem crescente, clicando uma vês, ao selecionar uma coluna o sistema apresenta os registros em ordem decrescente. Clicando novamente, a classificação volta ao normal.

25 – Busca Mapa no Google Maps

Os softwares ERP da ADVTEC possuem funções de integração com o Google Maps, que permitem realizar buscas e traçar rotas da sua empresa até seu cliente ou fornecedor, calculando distâncias entre outras funções.

Para utilizar esta função selecione um cliente ou fornecedor, clique no botão Google Maps. O sistema irá abrir o browser padrão com o site do Google Maps e traçar a rota entre sua empresa e seu cliente/fornecedor.

 

Mais informações em www.advtec.com.br

Sistema ERP ADVTEC - Demonstração do ERP ADVTEC HIGHTEC