Sistema de Gestão ERP - SCELLUS
Como funciona um ERP - Operando a tela de Cadastros
Postado por:
Leandro Marin Duran
A tela de cadastro é utilizada para incluir, alterar e visualizar os registros desejados. Observe a as opções e as funcionalidades disponíveis
F1 - Ajuda dos Campos
Para obter ajuda e mais informações sobre o preenchimento de cada campo, posicione o cursor em um campo desejado e pressione a tecla F1 do teclado.
Serão apresentadas informações importantes sobre o preenchimento do campo posicionado.
Importante
Quanto mais informações forem preenchidas nos cadastros, mais completas e corretas serão as informações obtidas.
Preencha a maior quantidade de campos que puder, muitos campos ainda que não obrigatórios podem ser importantes em consultas e relatórios no futuro.
1 – Botão OK
O botão OK, tem a função de salvar as alterações realizadas ou gravar um novo registro. Ao clicar, sistema realiza diversas verificações em todos os campos do cadastro, validando as informações preenchidas e garantindo que a gravação das informações estejam corretamente preenchidas.
Caso haja alguma informação incorreta ou incompleta, o sistema exibe mensagens de alerta informando ao usuário o problema e possíveis soluções.
Diversas validações são possíveis, dependendo do cadastro ativo e do campo. Por exemplo: Campos obrigatórios não poderão estar em branco, regras de CPF e CNPJ obrigam o preenchimento correto, campos do tipo numéricos não aceitam letras, cálculos inválidos não serão aceitos, existem verificações de informações pré-cadastrados, entre outras validações.
2 – Botão Calc - Ativa a calculadora padrão do sistema operacional.
3 - Botão Cancelar - Para desistir da inclusão, alteração ou copia do registro posicionado, utilize o botão cancelar.
4 – Botão Ajuda - Abre a ajuda padrão do cadastro.
5 – Configurações da Tela - Função restrita ao administrador de sistema. É utilizada para configurar os campos, relatórios, tipos de acesso entre outras funções de configuração do cadastro.
Atenção - A ADVTEC não se responsabiliza por erros ou falhas decorrentes de configurações por pessoas não autorizadas.
6 – XML - É utilizada para importar cadastros a partir de arquivos XML. Por exemplo notas fiscais de entrada e saída. (Disponível somente para clientes que adquirirem esta função)
7 – Descrição do Cadastro - Será apresentada a apresentada a descrição do cadastro.
8 – Descrições dos Campos - Os campos possuem uma descrição sintética de identificação. Quando a descrição do campo estiver na cor azul, significa que o campo é de preenchimento obrigatório, na cor preta o preenchimento é optativo.
Importante
Quanto mais informações forem preenchidas nos cadastros, mais completas e corretas serão as informações obtidas.
Preencha a maior quantidade de campos que puder, muitos campos ainda que não obrigatórios podem ser importantes em consultas e relatórios no futuro.
9 – Descrições dos Campos na Cor Azul - Quando a descrição do campo estiver na cor azul, significa que o campo é de preenchimento obrigatório, na cor preta o preenchimento é opcional.
Importante - Quanto mais informações forem preenchidas nos cadastros, mais completas e corretas serão as informações obtidas.
Preencha a maior quantidade de campos que puder, muitos campos ainda que não obrigatórios podem ser importantes em consultas e relatórios no futuro.
10 - Consulta Calculadora F3 - Os campos que permitem cálculo, sempre apresentarão as consultas Calculadora. Utilize a tecla de atalho F3 ou clique na figura da calculadora. Será exibida uma tela contendo uma mini calculadora. Clicando no igual, o resultado será apresentado no campo posicionado.
11 – Opções de Preenchimento - Campos com opções de preenchimento, sugerem as opções possíveis para preencher o campo posicionado.
Com o Mouse, clique na seta e escolha a opção desejada. Ou navegue com as setas do teclado para cima e para baixo até encontrar a opção desejada.
12 - Consultas por Lupa F3
Os campos que se relacionam com outros cadastros, possuem as consultas por Lupa F3.
Essas consultas possibilitam a pesquisa de um registro em outro cadastro e retornar o código ou outra informação desejada.
Posicione o cursor no campo que possua a Lupa e digite o conteúdo que deseja buscar em seguida ENTER. Outra forma de utilização é clicar na lupa ou ainda a tecla de atalho F3.
Exemplo de utilização
Situação – Ao cadastrar um novo cliente, é necessário o preenchimento do CEP, mas o cliente só disponibiliza a informação de logradouro.
Solução - Posicione o cursor no campo CEP, digite o nome da rua desejada em seguida ENTER. O sistema realiza a busca de todas as ruas contendo a descrição digitada.
- Encontrando apenas uma o CEP é preenchido automaticamente;
- Caso encontre mais de uma o sistema apresenta as opções de ruas contendo a informação digitada para a escolha.
Outra opção é clicar na lupa ou pressionar a tecla F3 no campo CEP.
Nessa opção o sistema exibe o cadastro de CEPs para que se realize a pesquisa. Faça a busca conforme desejar, pesquisando pelo nome da rua em nosso exemplo. Ao encontrar a rua desejada, clique no botão Confirme. O CEP posicionado será preenchido no cadastro de clientes.
13 – Campos com Calendário F3 - Os campos do tipo data, possuem um calendário para ajudar na digitação.
Para utilizar, posicione o cursor em um campo do tipo data. Pressione a tecla F3 ou clique no desenho do calendário. Clique duas vezes na data desejada ou posicione o cursor na data desejada e pressione ENTER. A data escolhida será inserida no campo posicionado.
14 – Pastas
O objetivo das pastas nos cadastros é de organizar as informações por assunto, no caso do cadastro de produtos, as pastas organizam as informações cadastrais, informações de vendas, de compras, relacionadas ao estoque, tabelas de preço conversão de unidades de medida e impostos.
15 - Utilização de Telas com Itens
Algumas telas possuem grades para a digitação de itens, como exemplo itens de pedidos, contatos de clientes, componentes de produtos etc.
Incluindo novos itens - Após a digitação do primeiro item, para adicionar um novo item, utilize a tecla de seta para baixo ꜜ
Excluindo novos itens - Para excluir um item de um cadastro, posicione no registro desejado e utilize as teclas "CTRL"+ "Delete" juntas.
F1 - Para obter mais informações sobre o campo posicionado, utiliza a tela F1.
F3 - Em determinados campos como exemplo cod. de produto, o sistema possui mecanismos de busca avançada.
Identificando uma busca avançada - Para identificar a possibilidade de realizar uma busca, verifique a nomenclatura (F3) ou o botão com três
pontos conforme figura.
Utilizando uma busca avançada - Para realizar buscas avançadas e consultas personalizadas, tecle F3 ou clique no botão de três pontos.
Ao Incluir um novo registro, a Tela de Cadastros será exibida em branco para que todos os campos estejam aptos a receber informações.
Preenchimento Automático - Campos poderão ser configurados para preenchimento automático, dessa forma a data do dia, a hora do momento ou ainda alguma informação que seja pré-definida poderá ser registrada sem a digitação ou interferência do usuário.
Bloqueio de Preenchimento Manual - Campos poderão ser bloqueados para preenchimento manual, dessa forma o campo fica preenchido com a cor cinza e somente receberá informações de maneira automática.
O bloqueio de preenchimento manual poderá ser configurado de acordo com a necessidade de cada empresa.
Campos Obrigatórios
Os Campos de preenchimento obrigatório serão apresentados com o título na cor azul e poderão ser configurados como obrigatórios ou não conforme a necessidade de cada empresa.
Os campos não obrigatórios serão apresentados com o título na cor preta.
Importante - Quanto mais informações forem preenchidas nos cadastros, mais completas e corretas serão as informações obtidas. Preencha a maior quantidade de campos que puder, muitos campos ainda que não obrigatórios podem ser importantes em consultas e relatórios no futuro.
Consultas Opções - As consultas opções têm a função auxiliar o usuário no preenchimento de um campo do tipo opções. Posicione o cursor em um campo do tipo opções. Clique no ícone de opções e faça a sua escolha.
Para Alterar um registro existente, a Tela de Cadastros será exibida com os campos preenchidos conforme a última alteração realizada. As regras e funcionalidades da tela de alteração obedecerão as mesmas regras de inclusão.
Para Excluir um registro existente, a mensagem de confirmação de exclusão será exibida. Se prosseguir, o registro será excluído. Caso desista de excluir, selecione cancelar.
Para Copiar um registro existente, a Tela de Cadastros será exibida com os campos preenchidos conforme o registro posicionado, permitindo alterações. Tenha atenção com relação a descrições e códigos repetidos. As regras e funcionalidades da tela de cópia obedecerão as mesmas regras de inclusão.
Barra de Funções - Na tela de Pedidos de Venda e Documento de Entrada existe uma barra de funções à esquerda. Posicione o mouse sob o botão para que seja exibida a descrição da funcionalidade posicionada.
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